Faktura proforma czyli tymczasowy rachunek sprzedaży

Co trzeba wiedzieć o proforma co to jest?

Wszyscy, którzy prowadzą swoje przedsiębiorstwo, ale także i większość osób realizujących zakupy online, spotkali się przynajmniej raz z fakturą pro forma. Nie wszyscy jednak wiedzą, czym naprawdę jest ten dokument i co go wyróżnia od typowej faktury.

Czy faktura proforma jest wiążąca?

Po łacinie pro forma znaczy „dla pozoru”, wobec tego nieraz spotykamy się z tłumaczeniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I w rzeczy samej, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, w związku z tym nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji księgowej. Zaleca się jednakże zostawić ją na przykład w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma powinna być traktowana raczej jako dowód handlowy, który rodzajem zaproponowania jakiejś oferty. Nie jest potwierdzeniem wykonania usługi czy nabycia towaru, czyli zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie nie może stanowić podstawy do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest zobowiązująca? Nie, dlatego że mówi o usłudze lub sprzedaży, która jeszcze nie jest sfinalizowana, tym samym warunki transakcji w niej opisane mogą wciąż być zmienione.

Proforma nie zwalnia z konieczności dostarczenia stosownej faktury VAT

Faktura proforma zawiera te same elementy i wygląda podobnie jak faktura VAT, miedzy innymi:

  • dane stron (wystawcy i odbiorcy),
  • datę i miejsce jej wystawienia,
  • nazwę usług lub towarów, stanowiących przedmiot transakcji (wraz z wykazaniem ich jednostek miary, ilości itp.),
  • wartość brutto oraz netto (zarówno konkretnych towarów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana również słownie,
  • stawka i naliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
  • informacja o zakresie ewentualnych rabatów,
  • wskazanie daty wykonania usługi lub doręczenia towaru,
  • określenie terminu wniesienia opłaty.

By bez trudności można było odróżnić ten dokument od właściwej faktury VAT, wywołującej konsekwencje podatkowe, taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznaczyć wyraźnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Należy też pamiętać, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku wystawienia klientowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie przygotowuje się w przypadku, gdy odbiorca zapłaci w całości za przedmiot transakcji albo wpłaci zaliczkę.